Guia para produção de eventos de RPG

É fato que, atualmente, o quadro de eventos especializados em jogos de RPG vem crescendo de maneira surpreendente. Então, resolvi unir o útil ao agradável e criei um Guia para produção de eventos de RPG.

Mas o que é um evento?

É um acontecimento usado para atrair a atenção do público-alvo e órgãos de comunicação social sobre uma empresa, produtos ou serviços. Os eventos são divididos, geralmente em três categorias: Público, Oficial e Privado. Os eventos Privados, onde se enquadram eventos de RPG, é que nos interessam.

O Mercado de Eventos no Brasil.

Segundo pesquisa divulgada no site da FBC&VB – Federação Brasileira de Convention & Visitors Bureaux, são realizados 319.488 eventos de temas diversos, todos os anos no Brasil, envolvendo 79.872.000 participantes e gerando uma renda de R$ 32,7 bilhões. Responsável pelo expressivo número de 727.168 empregos diretos e indiretos, o segmento movimenta R$ 3,7 bilhões de tributos através da promoção de feiras, congressos e iniciativas similares.
Como trabalhar produzindo eventos no Brasil não constitui uma profissão regulamentada, os temas relativos aos aspectos de gestão de eventos são abordados em cursos de graduação em Gestão Cultural, em disciplinas em faculdades de turismo, hotelaria e comunicação social e cursos de curta duração que passaram a ser uma nova modalidade de ensino na área, sendo criados pela LDB e regulamentados pela Resolução nº. 01/99 do MEC como cursos de formação específica. Além disso, existe um circuito de seminários e palestras sobre o assunto em quase todas as capitais do país.

E um evento de RPG?

Atualmente, eu gosto de delinear três subtipos básicos de “eventos” de RPG da seguinte forma:

• Eventos: eu costumo designar como um evento, propriamente dito, todos aqueles de grande porte como EIRPG, Dragão Fest, ERPGA, Tchê RPG e RPG e Cultura. Estes que requerem um refinado conhecimento de organização e produção, capital a ser investido, bem como equipe operacional integrada.

• Encontros: encontros são “mini-eventos”, aqueles de proporções reduzidas, porém não menos importantes, que contam geralmente com baixo, ou nulo, grau de investimento por parte dos organizadores e ingresso gratuito. Podemos citar como exemplo: Domingo RPG, RPG no Bob’s, RPG na Praça, RPG Livre e outros.

• Setores: são aqueles setores de RPG organizados dentro de eventos de cultura pop, como Anime/Mangá. Atualmente a única produtora especializada neste trabalho é a CWC Produções que lançou, no início de 2008, um projeto que reúne diversas atrações de jogos de RPG e Wargames, totalmente gratuitos para o público, implementados em eventos de cultura jovem.

Obs: Vale frisar que esta distinção é totalmente pessoal e utilizada por questões práticas.

Mas na minha cidade não tem isso, o que eu faço?

Primeiramente não se desespere.
Encontros são relativamente simples de serem organizados, porém o trabalho pode ser exaustivo. Geralmente, basta que você procure um centro cultural, loja de RPG ou biblioteca pública, com espaço físico disponível (mesas e cadeiras) e se reúna com a administração do local apresentando um projeto e, principalmente, explicando o que vem a ser jogos de RPG. Feito isso, você deve programar uma periodicidade para cada edição do encontro, e iniciar a divulgação. Composição de projeto e divulgação serão itens para artigos futuros.
Setores de RPG são um pouco mais trabalhosos e requerem mais experiência, pois podem trazer boas dores de cabeça.
Para organizar um setor de RPG em um evento de Anime, por exemplo, você deve entrar em contato com a organização e enviar uma proposta explicando o que gostaria de fazer. Lembre-se que você estará trabalhando para uma empresa indireta e informalmente, logo, possui o direito mínimo a alimentação e isenção de ingresso durante o período de trabalho da sua equipe. Inclusive, é perfeitamente possível o envio de uma proposta solicitando alguma verba a ser destinada em produtos para premiação de torneios dentro do setor. Esta verba deve, obrigatoriamente, ser comprovada por meio de notas fiscais em uma memória de cálculo, que precisa ser apresentada à produtora que disponibilizou o dinheiro. Com a sua proposta aceita, firma-se um termo de compromisso, de ambas as partes, e você estará apto a realizar este trabalho sem maiores problemas.
Já a produção de um grande evento requer muito mais planejamento e trabalho pesado, portanto destinei um tópico exclusivo a este tema.

Produzindo eventos

Produzir um grande evento é uma atividade complexa, pois envolve diversos detalhes que devem ser trabalhados para, na realização do projeto, serem desenvolvidos de forma harmoniosa. Contudo, isso é mais fácil do que parece.
Step by step: O mais importante em um evento é o seu planejamento. Quanto mais pesquisa e estudo forem realizados antes da implementação de um projeto, menores serão as chances de erros acontecerem.
Um evento é divido em duas fases básicas: pré e pós-evento. Cada qual, envolvendo uma série de etapas a serem observadas e seguidas. Devido a isso, aconselho a utilização de um checklist.
Antes de entrarmos na formulação de um checklist, vamos refletir sobre nove perguntas básicas:

1. Qual o objetivo do evento?
2. Qual o público-alvo que pretende reunir?
3. Qual a data?
4. Qual o local?
5. Qual o tempo de duração do evento?
6. Quais atividades serão oferecidas ao público?
7. O evento contará com convidados? Se sim, quais?
8. Quais os recursos disponíveis?
9. Quais os custos de execução do projeto?

Com estas perguntas em mente você será capaz de traçar um panorama básico do que deverá ser passado para o seu projeto, podendo analisar a viabilidade do mesmo e sua dimensão.

Compondo uma checklist

Uma checklist é uma lista de verificação que tem por objetivo organizar o planejamento de cada fase e etapa de um evento, fazendo o produtor se certificar que cada minúcia foi considerada.
Como foi dito anteriormente, um evento geralmente é dividido em duas fases: pré e pós-evento.

• Pré-evento: como o próprio termo sugere, engloba todas as fases de planejamento e organização que antecedem a data programada para a concretização do projeto. Esta fase é o ponto alto que vai definir o sucesso ou fracasso do seu evento.

• Pós-evento: esta fase acontece logo após o término de um evento e representa o seu registro de realização por meio de notas fiscais, relatórios finais, álbum de fotos, ofícios de agradecimento, material para imprensa e principalmente prestação de contas.

Conhecendo então estas duas fases, podemos dividir o checklist em dois, um para o pré e outro para o pós-evento.

Checklist de pré-evento

Uma checklist não segue, necessariamente, um molde determinado, pois cada evento possui particularidades relevantes nesta lista. Eu proponho então, a verificação dos itens mais básicos e fundamentais para uma produção de um evento de RPG, de médio até grande porte.
Região do Evento: é muito importante antes de definir o local que acontecerá o seu evento, realizar uma pesquisa que possa traçar um quadro com algumas informações que visem à otimização do espaço utilizado e o potencial da região para o sucesso do seu projeto. Você deve considerar o nível de interesse social da região, sua reputação, capacidade hoteleira, meios de transporte, restaurantes, comunicações, segurança, atrações turísticas e o preço relativo comparado com outras possíveis regiões. Via de regra, as melhores regiões (e as mais caras também) de qualquer cidade são os bairros centrais e suas proximidades. Geralmente elas atendem facilmente todas as necessidades básicas que devem ser analisadas. Não adianta querer produzir um evento de RPG em uma associação de senhoras da 3° idade, tampouco dentro de uma escola de samba, portanto você deve procurar um local que já tenha um apelo ao público-alvo, como Instituições de Ensino, centros culturais, shoppings e etc.

Mas qual o seu público-alvo?

Não existe, ainda, uma pesquisa que possa medir com precisão a faixa-etária do público consumidor de jogos de RPG. Porém, estima-se, segundo pesquisa realizada pela Editora Mantícora, na época de lançamento da revista Dragon Slayer, que esse público se encontre entre jovens de 15 a 25 anos, variando entre as classes A e B.
Ano passado o Departamento de Psiquiatria da Escola Paulista de Medicina da Universidade Federal de São Paulo (EPM – UNIFESP), em parceria com a Ludus Culturalis organizou uma pesquisa que visa traçar este perfil com uma abordagem clínica.

Conteúdo Programático: apesar do nome, isso não é nada mais do que os temas das atividades que acontecerão dentro do seu evento. Como é um evento de RPG, já sabemos o foco das atividades, porém, por questões financeiras e comerciais, é interessante vincular atrações de card games, wargames, videogames, HQ’s, anime/mangá e outras atividades da cultura geek em geral. O que acaba acontecendo é que até 50% das atrações em um evento de RPG, são direcionadas a outros tipos de público correlatos. Mais do que isso pode causar um problema de descaracterização do objetivo do seu projeto.
Data e duração do evento: via de regra, o primeiro final de semana de cada mês é a melhor pedida para um evento que possua patrocínio e comércio interior. Geralmente o seu público terá recebido o salário há poucos dias e isso significa movimentação do comércio e maior lucratividade para os expositores e patrocinadores, que, por consegüinte, irão ter maior probabilidade de firmar novas parcerias e contratos com seu evento. Você deve também sempre procurar datas que, se possível, permitam maior acessibilidade para o público, como finais de semana seguidos ou antecedidos por feriados. Além disso, é interessante iniciar as atividades no período da manhã, principalmente se existir praça de alimentação local, e só encerrá-las a partir das 18:00 horas.
Listagem de material e equipamento técnico: você deve sempre listar todos materiais e equipamentos que sejam de utilidade para o seu evento, como estruturas de estande, número de mesas e cadeiras, projetores, microfones, computadores, iluminação, estrutura de palco, decoração, música e etc. Além disso, essa listagem deve incluir a utilidade desse material e os custos que eles exigem para um maior controle de verba.
Verificar Recursos Humanos disponíveis e a contratar: dependendo do local escolhido para sediar seu evento, poderão ser disponibilizados alguns seguranças, funcionários de limpeza e recepcionistas. Caso isso não esteja disponível, você deve efetuar contratação destes profissionais, de acordo com a dimensão do seu evento, ou mesmo sua equipe pode realizar estes serviços, com um detalhe: seguranças devem, obrigatoriamente, serem profissionais qualificados e nunca aquele seu amigo de 1,90m. Além disso, no mínimo um segurança responsável pela revista deve ser do sexo feminino, pois a legislação brasileira não permite que homens revistem mulheres e vice-versa, por motivos óbvios. Atualmente, as empresas que prestam este tipo de serviço qualificam seus profissionais com cursos de primeiros socorros, técnicas de apresamento e etc. garantindo que seu evento transcorra sem maiores problemas.
Itens adicionais: dependendo do local, como áreas abertas, faz-se necessário à contratação de uma unidade médica móvel e solicitação de banheiros químicos.
Estimar custos e disponibilidade de verba: aqui você deve colocar na ponta do lápis o capital que tem disponível para investir no seu evento e os custos que cada item exige.
Se a sua verba não atender a tudo o que pretende fazer, chegou à hora de priorizar certas atrações e cortar alguns custos extras. Ou ainda, sair em busca de patrocínio.
Uma coisa que acontece muito no ramo de produção é a pechincha. Você deve tentar negociar sempre que vai realizar uma contratação e, pesquisar o custo/benefício que cada empresa lhe fornece. Além disso, é muito mais viável conseguir atrações com permutas e parcerias em certas situações.
Captação de recursos, apoios e patrocinadores: está é uma fase geralmente exaustiva. Você precisa correr atrás de patrocinadores e apoio para o seu projeto… E estamos falando de jogos de RPG.
Existem dois tipos de auxílios empresariais para produção de eventos:
Patrocínio: o patrocínio nada mais é do que um investimento de marketing por parte de uma empresa (patrocinadora) sobre um projeto (propriedade). Quando uma empresa compra uma quota do seu projeto, leia-se estande, por exemplo, ela é uma patrocinadora.
Apoio: é a relação entre uma empresa ou associação que presta algum auxílio, que pode contribuir com o evento de alguma forma, como passagens aéreas, hospedagem, alimentação, serigrafia de camisetas, auxílio com material técnico, concessão de espaço físico e etc.
Para conseguir qualquer tipo de benefício, você deve ter um projeto bem estruturado e procurar empresas que possam ter alguma similaridade com o seu público, estabelecendo uma relação de custo x benefício, mostrando o lado comercial que pode ser criado entre os presentes no evento e os produtos da empresa que se está solicitando o apoio ou patrocínio. Esta relação deve ser puramente comercial, mostrando como a empresa poderia se beneficiar no seu evento, investindo algum capital no projeto ou apoiando de alguma forma. Existem ainda, algumas leis e iniciativas que promovem incentivos fiscais a projetos culturais, mas falarei disso em outra oportunidade.
Cronograma de atividades: um cronograma de atividades é uma espécie de agenda que irá definir o horário de início e término de cada atividade aberta ao público. É muito importante que este cronograma seja programado com cautela para não existirem remanejamentos de atividades de última hora. Faz-se necessário também à divulgação prévia do cronograma para o público-alvo. Uma dica: quando montar este item, sempre deixe uns dez minutos entre uma atração e outra. Este pode ser o tempo crucial para atrasar ou adiantar uma atividade.
Compondo a Programação Visual: engloba faixas, painéis, banners, outdoors, busdoors, flyers, folders, panfletos e tudo aquilo que possui apelo de imagem. Você deve se reunir com algum profissional do ramo de design gráfico e debater como será a programação visual (a arte) do material do seu evento. É importante sempre trabalhar focado em uma identidade visual, isso, com o tempo, ajuda a fortalecer a credibilidade do seu trabalho perante o público.
Definindo Material Gráfico: após a definição da programação visual, chega o momento de passar os projetos para o papel. Configura a definição de material gráfico, a escolha de papel utilizado para materiais impressos, a gramatura, acabamentos, formatos, quantidades e etc. Na hora de decidir este tipo de coisa, você pode conversar com algum profissional da gráfica que irá lhe prestar serviço de impressão e pedir orientação quanto a isso. É indicado também que você procure o auxílio de um profissional do ramo da publicidade, que irá lhe orientar quanto a números e formas que a distribuição de circulares (flyers, folders e etc) do seu evento deve ser realizada, além de possibilitar um direcionamento do plano publicitário, gastando menos e atingindo o público de forma mais efetiva.

Circulares?

Circulares são informativos publicitários impressos e distribuídos ao público, nas ruas ou em pontos de interesse social para o evento. Os tipos mais comuns de circulares utilizados para divulgação direta de eventos são:
Flyers: um flyer é um pequeno folheto publicitário que visa promover eventos. Geralmente é impresso dos dois lados (4X4) e possui informações como atrações, local, ingresso, convidados, horários, datas e tudo mais que for imprescindível. Flyers também podem ser produzidos em formatos digitais. Estudos apontam que um flyer impresso possui um retorno médio de 0,3 % . Ou seja: a cada mil flyers, você tem um retorno de 30 pessoas visitando seu evento. Destas 30 pessoas, 15 configuram público de retorno direto (aqueles que irão participar e consumir) e 15 público de retorno indireto (curiosos).
Folders: possui a mesma função de um flyer, porém um folder possui dobras. É utilizado para incluir cronogramas, materiais direcionados a imprensa e etc.
Folhetos ou panfletos: são aqueles circulares de brochura solta, ou seja, folhas dobradas e agrupadas que podem ser grampeadas. São indicados para síntese de conteúdo de seminários, simpósios e circuito de palestras, pois otimizam o registro de informação daquela parcela do público mais dependente de recursos visuais.

Assessoria de Imprensa: assessoria de imprensa é o setor que deve cuidar do relacionamento da sua empresa, grupo ou produtora com a imprensa. A assessoria é responsável pelo envio de fotos, convites, cadastramento de repórteres, e criação do press release. Os press releases sobre eventos devem antecipar todos os dados relevantes (como convidados, local, data, atrações e etc.), além de facilitar o acesso dos profissionais de imprensa (caso exija credenciamento prévio, por exemplo).
Programação Social: a programação social são shows e atividades culturais contratadas em um panorama geral. Você pode optar por incluí-los ou não, analisando a viabilidade de verba que você dispõe e o apelo comercial que a atração terá sobre o seu público-alvo. Geralmente a programação social envolve bandas de cultura pop, apresentações de artes marciais, teatro e dança.
Formulação de Contratos: este é o último item de um check-list de pré-evento e deve ser cuidadosamente trabalhado. Para formular contratos de vendas de espaço, contratação de atividades, empresas de fotografia, filmagem, iluminação, e etc. você deve procurar um advogado e explicar os termos e exigências que seus contratos precisam atender. Além disso, você pode trabalhar com termos de compromisso, para associações que trabalhem, sem intuito comercial, dentro do seu evento. Lembre-se: é sempre bom estar precavido em uma produção. Feito isso, o planejamento prévio do seu evento estará concluído.

Checklist de pós-evento

Chegamos na parte mais simples da coisa, depois que o seu evento acaba e o público vai embora satisfeito (assim espero), chega à hora de prestar contas e realizar relatórios, ofícios e etc.
Relatório Final: logo que seu evento acaba, o seu trabalho ainda continua. Você deve fazer um levantamento de tudo que foi investido, estimar o retorno fiscal e de imagem obtido, número de visitantes, reunir todas as notas fiscais, gerenciar pagamento de impostos e contas (caso existam) e manter tudo registrado em uma memória de cálculo do seu evento. O motivo é simples: qualquer problema ou dúvida, você poderá sanar com o registro de prestação de contas que terá disponível. Além disso, poderá ter um maior controle de capital, tendo uma noção de valores gastos em edições anteriores.
Material para Imprensa: sempre é de bom tom enviar ofícios de agradecimento aos veículos de imprensa que se fizeram presentes, fotos, vídeos e materiais que comprovem a dimensão de realização do evento.
Álbum de foto e vídeo: novamente se mostra necessário um registro do seu evento por meio de álbum de fotos e vídeos editados, que podem ser de grande valia para trabalhar a publicidade e propagando de edições posteriores.

Se você chegou até aqui…

Se você, leitor, chegou até o fim deste guia, com certeza possui algum interesse em produzir e movimentar o mercado de eventos de RPG, então mãos a obra!
Vale ressaltar que cada evento possui particularidades e esse artigo foi escrito de forma plural sendo direcionado a pessoas leigas nos termos de produção, portanto, muita informação foi condensada com linguagem menos técnica e mais didática. Eu procurei abordar as etapas mais fundamentais para que você possa começar a ter uma visão do que envolve a produção de um evento.
Aconselho, geralmente, o uso de um checklist, no entanto, em pequenas produções ele nem sempre se faz necessário, podendo, inclusive, atrapalhar a sua vida. Em uma outra oportunidade eu pretendo criar um guia de formulação de projetos para captação de patrocínios e talvez até um tutorial sobre estrutura básica de um press release. A intenção deste artigo é propiciar um ponto de partida para todos aqueles jogadores que são pró-ativos no mercado e sentem-se tentados a ingressar nesse mundo dos bastidores de eventos.
Tiago Lobo
Produtor executivo e assessor de imprensa.